Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Статья 87 ТК РФ с комментариями и изменениями на 2016-2017 год.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

Комментарий к статье 87 ТК РФ:

1. Согласно ст. 5 Закона о персональных данных и статьи 87 ТК РФ хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

На основании ст. 6 Закона о персональных данных следует, что в случае, если оператор на основании договора поручает обработку персональных данных другому лицу, существенным условием договора является обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке.

2. В разделе "Должностные обязанности" квалификационных характеристик ряда должностей руководителей и специалистов, составляющих содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37 (Бюллетень Минтруда России. 1998. N 12), предусмотрено выполнение трудовых обязанностей с использованием или на основе персональных данных работников (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2002).

К ним можно отнести должности:

  • главного специалиста по защите информации (руководит выполнением работ по комплексной защите информации; участвует в работе по созданию безопасных информационных технологий, отвечающих требованиям комплексной защиты информации; выполняет весь комплекс работ, связанных с контролем и защитой информации; обеспечивает контроль за соблюдением действующего законодательства при решении вопросов, касающихся защиты информации; координирует деятельность подразделений и специалистов по защите информации в организации);
  • заместителя директора по управлению персоналом (организует управление формированием, использованием и развитием персонала организации; возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений; организует разработку и реализацию комплекса планов и программ по работе с персоналом с целью привлечения и закрепления на предприятии работников требуемых специальностей и квалификации; проводит работу по формированию и подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности и т.д.);
  • менеджера по персоналу (определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в т.ч. с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников; организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры; организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста; принимает участие в разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию;
  • начальника отдела кадров (возглавляет работу по комплектованию организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении; принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия; осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств; осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения работников; организует проведение аттестации работников, ее информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации; осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам; проводит работу по созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному предоставлению необходимой информации пользователям и т.д.);
  • экономиста по труду (выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных по труду и заработной плате и т.д.), главного бухгалтера, бухгалтера, документоведа, техника по защите информации и др.

Включение в квалификационные характеристики названных функций определяет право работодателя в разрабатываемых на их основе должностных инструкциях, в локальных нормативных актах (правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, положении о персонале и др.), в заключаемых трудовых договорах предусматривать положения о порядке хранения и использования персональных данных работников.

Работодатель может определить круг лиц, имеющих право на получение персональных данных работников, основания их получения, условия, обеспечивающие сохранность передаваемых данных, сроки пользования этой информацией, периодичность ее обновления и т.д (ст 87 ТК РФ).

3. Работодатель обеспечивает хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в организации, к которой относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (Бюллетень Минтруда России. 2004. N 5).

4. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по договору, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендовано включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица (распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. N 358-р // САПП РФ. 1994. N 13. Ст. 1048).

5. Законом об индивидуальном учете установлено, что срок хранения органами Пенсионного фонда РФ сведений, составляющих содержание общей части индивидуального лицевого счета застрахованного лица, представленных в виде документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд РФ работодателями для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, составляет не менее 6 лет. Срок хранения органами Пенсионного фонда РФ документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее 3 лет. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, по истечении установленного срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица (работника) со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений (ст. 8).

6. Порядок хранения персональных данных некоторых категорий работников устанавливается федеральными законами. Так, в отношении государственных служащих это определено Законом о системе государственной службы, Законом о государственной гражданской службе и Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", принятым в развитие Закона о государственной гражданской службе.

7. Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации регулируется локальным нормативным актом, принимаемым работодателем, на основе положений действующего законодательства.

В локальном нормативном акте о (защите) персональных данных работников организации закрепляются положения о: персональных данных работников, необходимых работодателю в связи с трудовыми отношениями; круге должностных лиц, имеющих право получить у работника информацию, относящуюся к его персональным данным; хранении персональных данных на бумажных и электронных носителях в предназначенном для этого помещении; основных условиях проведения обработки персональных данных работников; круге должностных лиц, имеющих право на доступ к персональным данным, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей, порядок их предоставления; должностном лице, ответственном за организацию и хранение персональных данных работников; должностном лице, осуществляющем контроль за хранением персональных данных работников; передаче персональных данных работников; правах работника, обеспечивающих защиту персональных данных, хранящихся у работодателя; обязанностях работника в целях обеспечения достоверности его персональных данных; ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников, и др.