Статья 85 ТК РФ. Понятие персональных данных работника. Обработка персональных данных работника

Ст 85 ТК РФ с комментариями и изменениями 2017 года.

Утратила силу.

Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Обработка персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Комментарий к статье 85 ТК РФ:

1. Согласно ст. 23 Конституции РФ каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную, семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени, реализация которого обеспечивается положением ст. 24 Конституции РФ, устанавливающим, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

В соответствии со ст. 3 Закона о персональных данных персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Они указаны в Перечне сведений конфиденциального характера, утв. Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (СЗ РФ. 1997. N 10. Ст. 1127). Работодатель, получающий доступ к персональным данным, должен обеспечить конфиденциальность таких данных.

Конфиденциальность персональных данных означает обязательное соблюдение лицом, получившим доступ к персональным данным, требования о недопустимости их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания. Согласно ст. ст. 3, 7 Закона о персональных данных обеспечение конфиденциальности не требуется: в случае обезличивания персональных данных, когда совершаются действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных; в отношении общедоступных персональных данных, когда доступ неограниченного круга лиц к персональным данным предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

2. Представляемая работником при приеме на работу информация должна иметь форму документа.

О документах, предъявляемых при заключении трудового договора, см. ст. 65 ТК.

В отношении некоторых категорий работников законодательством предусмотрено представление дополнительных документов.

На основании ст. 331 ТК к педагогической деятельности не допускаются лица: лишенные права заниматься педагогической деятельностью в соответствии с вступившим в законную силу приговором суда; имеющие неснятую или непогашенную судимость за умышленные тяжкие и особо тяжкие преступления; признанные недееспособными в установленном федеральным законом порядке; имеющие заболевания, предусмотренные перечнем, утверждаемым федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области здравоохранения.

На основании ст. 7 Федерального закона от 14 апреля 1999 г. N 77-ФЗ "О ведомственной охране" (СЗ РФ. 1999. N 16. Ст. 1935) гражданин не может быть принят на работу в ведомственную охрану в случаях: наличия у него неснятой или непогашенной судимости; наличия подтвержденного заключением медицинской организации заболевания, препятствующего исполнению им должностных обязанностей; лишения его права занимать должности на государственной службе, в органах местного самоуправления либо заниматься охранной деятельностью приговором суда, вступившим в законную силу.

Согласно ст. 11.1 Закона РФ от 11 марта 1992 г. N 2487-1 "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации" (ВВС РФ. 1992. N 17. Ст. 888) не вправе претендовать на приобретение правового статуса частного охранника лица: имеющие заболевания, которые препятствуют исполнению ими обязанностей частного охранника (Перечень заболеваний, препятствующих исполнению обязанностей частного охранника, утв. Постановлением Правительства РФ от 19 мая 2007 г. N 300 // СЗ РФ. 2007. N. 22. Ст. 2636); имеющие судимость за совершение умышленного преступления.

В соответствии со ст. 52 ВК на должности авиационного персонала не принимаются лица, имеющие непогашенную или неснятую судимость за совершение умышленного преступления; на работу в службы авиационной безопасности не принимаются лица: имеющие непогашенную или неснятую судимость за совершение умышленного преступления; состоящие на учете в учреждениях органов здравоохранения по поводу психического заболевания, алкоголизма или наркомании; в отношении которых по результатам проверки, проведенной в соответствии с Законом РФ от 18 апреля 1991 г. N 1026-1 "О милиции" (ВВС РФ. 1991. N 16. Ст. 503), имеется заключение органов внутренних дел о невозможности допуска этих лиц к осуществлению деятельности, связанной с объектами, представляющими повышенную опасность для жизни или здоровья человека, а также для окружающей среды.

Согласно п. 4 Правил допуска лиц к работе с наркотическими средствами и психотропными веществами, утв. Постановлением Правительства РФ от 6 августа 1998 г. N 892 (СЗ РФ. 1998. N 33. Ст. 4009), не допускаются к работе с наркотическими средствами и психотропными веществами лица: имеющие непогашенную или неснятую судимость за преступление средней тяжести, тяжкое преступление, особо тяжкое преступление либо преступление, связанное с незаконным оборотом наркотических средств и психотропных веществ, в т.ч. совершенное за пределами Российской Федерации; которым предъявлено обвинение в совершении преступлений, связанных с незаконным оборотом наркотических средств и психотропных веществ; больные наркоманией, токсикоманией и хроническим алкоголизмом; признанные в установленном порядке непригодными к выполнению работ, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

Поэтому соответствующая информация должна быть предоставлена работодателю. Приказом МВД России от 1 ноября 2001 г. N 965 утверждена Инструкция о порядке предоставления гражданам справок о наличии (отсутствии) у них судимости (БНА РФ. 2002. N 3).

В связи с трудовыми отношениями работодатель нуждается в следующей информации о работниках:

  • медицинском освидетельствовании лиц, не достигших 18 лет (ст. 266 ТК), занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в т.ч. и на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, и др. (ст. 213 ТК), при заключении трудового договора со спортсменами (ст. 348.3 ТК);
  • о наличии у работника двух и более иждивенцев, когда решается вопрос о преимущественном праве оставления на работе (ст. 179 ТК);
  • о подтвержденной медицинским заключением необходимости ухода за больным членом семьи в связи с установлением неполного рабочего времени (ст. 93 ТК) и др.

В ряде случаев необходимо располагать информацией о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации. Этой регистрации подлежат:

  • а) граждане России, проходящие службу в: органах внутренних дел; органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ; органах государственной налоговой службы; органах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий; органах и подразделениях службы судебных приставов; таможенных органах; органах государственной охраны; учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы; Государственной противопожарной службе; федеральном органе исполнительной власти, уполномоченном на осуществление функций по контролю и надзору в сфере миграции, и его территориальных органах, организациях, подразделениях;
  • б) федеральные государственные гражданские служащие кадрового состава органов внешней разведки, а также не входящие в кадровый состав федеральные государственные гражданские служащие и работники органов внешней разведки;
  • в) федеральные государственные гражданские служащие и работники органов федеральной службы безопасности, а также граждане, поступающие на военную службу по контракту, федеральную государственную гражданскую службу или работу в органы федеральной службы безопасности;
  • г) спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований Российской Федерации;
  • д) члены экипажей воздушных судов государственной, гражданской и экспериментальной авиации Российской Федерации (ст. 9 Федерального закона от 25 июля 1998 г. N 128-ФЗ "О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации" // СЗ РФ. 1998. N 31. Ст. 3806).

Перечень должностей, на которых проходят службу граждане Российской Федерации, подлежащие обязательной государственной дактилоскопической регистрации, утвержден Постановлением Правительства РФ от 6 апреля 1999 г. N 386 (СЗ РФ. 1999. N 15. Ст. 1828).

3. К персональным данным работника, подлежащим хранению у работодателя, относятся следующие сведения, содержащиеся в личных делах работников: паспортные данные работника; копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия документа воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); копия документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки); анкетные данные, заполненные работником при поступлении на работу или в процессе работы (в т.ч. автобиография, сведения о семейном положении работника, перемене фамилии, наличии детей и иждивенцев); иные документы, которые с учетом специфики работы и в соответствии с законодательством РФ должны быть предъявлены работником при заключении трудового договора или в период его действия (например, медицинские заключения, предъявляемые работником при прохождении обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров); трудовой договор; заключение по данным психологического исследования (если такое имеется); копии приказов о приеме, переводах, увольнении, повышении заработной платы, премировании, поощрениях и взысканиях; личная карточка по форме Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций"; заявления, объяснительные и служебные записки работника; документы о прохождении работником аттестации, собеседования, повышения квалификации; иные документы, содержащие сведения о работнике, нахождение которых в личном деле работника необходимо для корректного документального оформления трудовых правоотношений с работником.

4. С 1 июля 2003 г. впервые введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст (Требования к оформлению документов. М., 2003). Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Он устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299. Он является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Постановлением Правительства РФ от 10 ноября 2003 г. N 677 "Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области" в целях реализации Федерального закона от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" утверждено Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области (СЗ РФ. 2003. N 46 (ч. II). Ст. 4472). Применение общероссийских классификаторов является обязательным при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов, а также при межведомственном обмене информацией и в других случаях, установленных законодательством РФ.

5. В соответствии со ст. 3 Закона о персональных данных обработка персональных данных - это действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в т.ч. передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

Под распространением персональных данных понимаются действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга, в т.ч. обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом.

Использование персональных данных представляет собой действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором (государственным, муниципальным органом, юридическим или физическим лицом, организующими и (или) осуществляющими обработку персональных данных, а также определяющими цели и содержание обработки персональных данных) в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц или иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц.

Блокирование персональных данных означает временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в т.ч. и их передачи.

Уничтожение персональных данных - это действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание персональных данных - это действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Получение персональных данных может осуществляться как путем представления их работником, так и путем получения их из иных источников.

Хранение персональных данных должно обеспечиваться в порядке, исключающем их утрату или их неправомерное использование.

6. Персональные данные работников, т.е. та информация, которой обладает работодатель, в условиях ее ручной обработки, а также использования автоматизированных информационных систем и технологий могут стать в определенной мере открытыми и привести к ущемлению их интересов и прав, причинить моральный вред и материальный ущерб. В связи с этим закрепляются принципы, лежащие в основе обработки персональных данных работника, положения о порядке их хранения и использования в организации, о передаче персональных данных, правах работника по их защите, об ответственности лиц за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

7. Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687 утверждено Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации (СЗ РФ. 2008. N 38. Ст. 4320) (далее - Положение от 15 сентября 2008 г. N 687).

Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека (п. 1 Положения от 15 сентября 2008 г. N 687).

Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее (п. 2 Положения от 15 сентября 2008 г. N 687).

Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков) (п. 4 Положения от 15 сентября 2008 г. N 687).

При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель (п. 5 Положения от 15 сентября 2008 г. N 687).

Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в т.ч. сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии) (п. 6 Положения от 15 сентября 2008 г. N 687).

При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных, должны соблюдаться следующие условия:

  • а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
  • б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
  • в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
  • г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы (п. 7 Положения от 15 сентября 2008 г. N 687).

При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:

  • а) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;
  • б) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;
  • в) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор (п. 8 Положения от 15 сентября 2008 г. N 687).

При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

  • а) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;
  • б) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию (п. 9 Положения от 15 сентября 2008 г. N 687).

Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание) (п. 10 Положения от 15 сентября 2008 г. N 687).

Указанные правила применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными (п. 12 Положения от 15 сентября 2008 г. N 687).

8. Персональные данные гражданского служащего и ведение личного дела гражданского служащего определены Законом о государственной гражданской службе (ст. 42). Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 (СЗ РФ. 2005. N 23. Ст. 2242).

9. Персональные данные муниципального служащего - информация, необходимая представителю нанимателя (работодателю) в связи с исполнением муниципальным служащим обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы и касающаяся конкретного муниципального служащего. Персональные данные муниципального служащего подлежат обработке (получение, хранение, комбинирование, передача и иное использование) в соответствии с трудовым законодательством (ст. 29 Закона о муниципальной службе).

10. Государственные органы, муниципальные органы создают в пределах своих полномочий, установленных в соответствии с федеральными законами, государственные или муниципальные информационные системы персональных данных, которые представляют собой совокупность персональных данных, содержащихся в базах данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. В целях реализации прав субъектов персональных данных в связи с обработкой персональных данных в государственных или муниципальных информационных системах персональных данных может быть создан государственный регистр населения, правовой статус которого и порядок работы с которым устанавливаются федеральными законами (см. ст. 13 Закона о персональных данных).

11. Федеральное агентство морского и речного транспорта обеспечивает ведение электронной базы данных, содержащей сведения об удостоверениях личности моряка, выданных в Российской Федерации. Электронная база данных содержит информацию о каждом удостоверении личности моряка, выданном в Российской Федерации, об удостоверениях личности моряка, действие которых временно приостановлено, а также об изъятых удостоверениях личности моряка. Информация, содержащаяся в указанной электронной базе данных, ограничивается лишь сведениями, необходимыми для проверки удостоверений личности моряка или статуса моряка, и включает в себя данные, перечень которых приведен в Приложении 2 к Конвенции, пересматривающей Конвенцию 1958 г. об удостоверениях личности моряков (Конвенции N 185), при полном соблюдении права владельцев удостоверений на конфиденциальность своих персональных данных и удовлетворении всех требований защиты персональных данных, установленных Федеральным законом "О персональных данных" (Постановление Правительства РФ от 18 августа 2008 г. N 628 "О Положении об удостоверении личности моряка, Положении о мореходной книжке, образце и описании бланка мореходной книжки" // СЗ РФ. 2008. N 34. Ст. 3937).

12. Распоряжением Правительства РФ от 9 июня 2005 г. N 748-р одобрена Концепция создания системы персонального учета населения Российской Федерации (СЗ РФ. 2005. N 24. Ст. 2414).